Od 10 grudnia br. podmioty publiczne i nowo zarejestrowani przedsiębiorcy mają obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych. Operator wyznaczony do świadczenia usługi (Poczta Polska) przygotował kompleksowy przewodnik, który krok po kroku wprowadza w świat cyfrowej komunikacji z urzędami.
Materiał zawarty w przewodniku szczegółowo omawia posługiwanie się skrzynką, skupiając się na procesach nadawania i odbierania przesyłek oraz czytaniu dowodów. W instrukcji znaleźć można również informacje o aktywacji skrzynki doręczeń (SD).
Krok 1: Aktywacja e-Doręczeń
Założenie Adresu Doręczeń Elektronicznych (ADE) możliwe jest po złożeniu wniosku o jego nadanie do ministra właściwego ds. informatyzacji. Można tego dokonać szybko i wygodnie poprzez stronę internetową gov.pl, odpowiadając na kilka prostych pytań. Po utworzeniu konta wystarczy aktywować publiczną skrzynkę doręczeń (SD), która umożliwi korzystanie z e-Doręczeń w komunikacji z podmiotami publicznymi.
Po kliknięciu w panel usług dodatkowych można aktywować usługę dodatkową do komunikacji z podmiotami niepublicznymi, czyli Q-Doręczenia. Po akceptacji regulaminu tworzona jest w czasie rzeczywistym Skrzynka Doręczeń Kwalifikowana (SDK). Od tego momentu można swobodnie korzystać z usługi, czyli komunikować się elektronicznie i bezpiecznie z innymi posiadaczami Adresów Doręczeń Elektronicznych (ADE), których z czasem będzie przybywać.
Nadawanie ADE przez Ministra oraz zarządzana przez niego baza adresów elektronicznych (BAE) daje gwarancję, że wiemy dokładnie z kim prowadzimy korespondencję – nie ma możliwości podszycia się pod inną osobę. Każdy użytkownik, chcąc skorzystać z usługi, musi się uwierzytelnić tj. zalogować środkiem identyfikacji elektronicznej np. profilem zaufanym.
Krok 2: Aktywacja SD – jakie to proste!
Cały proces aktywacji Skrzynki Doręczeń został starannie zoptymalizowany, co sprawia, że przede wszystkim urzędnik może z łatwością przejść przez wszystkie jego etapy. Cała ścieżka aktywacji składa się z kilku prostych czynności:
- Wypełnij wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
– dla podmiotów publicznych
- Minister właściwy do spraw informatyzacji (Minister Cyfryzacji) nadaje ADE
– ADE wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE)
- Założenie skrzynki doręczeń (SD)
– MC przekazuje automatycznie informacje do Poczty Polskiej (PP) o nowym ADE
- Poczta Polska potwierdza utworzenie SD
– elektroniczne potwierdzenie o założeniu SD wysyłane do MC
- MC informuje posiadacza ADE
– informacja o utworzeniu ADE i SD oraz instrukcja aktywacji jest przekazana na email wskazany we wniosku
- Posiadacz ADE aktywuje SD
– posiadacz wskazuje email do notyfikacji
- Gotowe! Nadawaj elektronicznie
– posiadacz ADE otrzymuje regulamin PURDE i politykę PURDE na email do notyfikacji
Krok 3: Jak nadawać przesyłki?
W pierwszej kolejności należy uwierzytelnić się do skrzynki doręczeń (SD) dla obywateli lub przedsiębiorców, np. profilem zaufanym/e-dowodem/mObywatelem. W panelu widać wszystkie skrzynki, do których posiada się dostęp. W zależności od potrzeb może być to skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom.
- wybierz skrzynkę, z której chcesz nadać e-Doręczenia
- wybierz „Napisz wiadomość”
- wybierz z listy adresata
- wpisz temat wiadomości, napisz treść wiadomości, ewentualnie dodaj załącznik i wyślij przesyłkę. Przesyłka trafi do folderu „Wysłane”
- po wybraniu wysłanej przesyłki możesz ją podejrzeć oraz pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.
Obecnie maksymalna wielkość wiadomości z załącznikami nie może być większa niż 15 MB, a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 15 odbiorców.
W przypadku braku uwierzytelnienia się adresata przez 7 dni oraz 14 dnia, adresat otrzymuje przypomnienie o oczekującej przesyłce na email do notyfikacji. Brak uwierzytelnienia się adresata przez 14 dni powoduje, że wystawiany jest dowód – fikcja doręczenia. Przesyłka nieodebrana zostanie usunięta po 25 dniach od daty jej udostępnienia.
Krok 4: Jak odbierać przesyłki?
Po otrzymaniu notyfikacji (na adres e-mail wskazany do notyfikacji) o oczekującej przesyłce należy zalogować się do skrzynki doręczeń na gov.pl. W folderze „Odebrane” nowa oczekująca na odczytanie wiadomość jest widoczna, dzięki wyboldowaniu. Po wybraniu wiadomości można zapoznać się z treścią wiadomości, załącznikami, jak również pobrać wiadomość wraz z dowodami jako zip na własny dysk lokalny.
Krok 5: Jak czytać dowody?
Najważniejszymi elementami przy czytaniu dowodu są: numer dowodu, rodzaj dowodu, czas zdarzenia. Dalej widać szczegóły dotyczące wystawienia dowodu, m.in. dane dostawcy, który go wystawił, a także dane identyfikujące nadawcę i odbiorcę, czas nadania oraz nr przesyłki.
W kolejnej części znajdują się elementy dotyczące m.in. certyfikatów dla zastosowanych znaczników czasu i pieczęci elektronicznej dostawcy. Wystawianie dowodów w formacie xml jest wymogiem norm, gdyż ten właśnie format pozwala na weryfikację autentyczności dowodu.
Narzędzie do weryfikacji udostępnia Poczta Polska jako dostawca usługi zaufania w panelu usług dodatkowych. W celu weryfikacji dowodu wystarczy załączyć plik w formacie xml i nacisnąć przycisk weryfikuj. System wskazuje czy dowód jest autentyczny i umożliwia pobranie potwierdzenia.
Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, zgodnie z przepisami, musi dostarczać dowody z poszczególnych etapów procesu realizacji usługi. Nazwy dowodów są dwuznakowe – składają się z litery i cyfry. Każda litera określa inną grupę dowodów. W zależności od zdarzeń wystawiane są odpowiednie dowody, kiedy, jakie i dla kogo?
A – nadania
B – wymiany pomiędzy dostawcami
C – preawizacja
D – przygotowania przesyłki do odbioru
E – odbioru
Poczta Polska oferuje również Q-Doręczenia
Poczta Polska ma w swojej ofercie również usługę Q-Doręczenia, czyli Kwalifikowaną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, która jest skierowana wyłącznie do podmiotów niepublicznych w celu komunikacji i wymiany wiadomości (z załącznikami) pomiędzy sobą. Nadawca w momencie nadawania przesyłki określa ile dni ma odbiorca na jej odbiór (od 1 do 14 dni). Odbiorca może zaakceptować bądź odrzucić powiadomienie o oczekującej przesyłce. Q-Doręczenia są uzupełnieniem oferty PURDE, umożliwiając za pośrednictwem jednego dostawcy usługi dostęp do pełnej wysyłki korespondencji pomiędzy podmiotami. Usługa jest dostępna w usługach dodatkowych skrzynki doręczeń powiązanej z PURDE. Pamiętajmy, że maksymalna wielkość wiadomości z załącznikami w ramach Q-Doręczenia nie może być większa niż 10 MB, a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 50 odbiorców.
Obie powyższe usługi umożliwiają wysyłanie elektronicznej przesyłki z załącznikiem. Po nadaniu przesyłki otrzymamy dowody (nadania, realizacji, odbioru przesyłki) świadczące o tym, że jako zaufana strona trzecia, Poczta Polska czuwa nad bezpieczeństwem realizacji przesyłki, stosując przy tym rygorystyczne normy ETSI, zapewniając integralność przesyłki oraz jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy, dowody w których znajduje się kwalifikowany znacznik czasu poszczególnych zdarzeń oraz, które zabezpieczone są kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy usług.
Zobacz również: jak korzystać z usługi dodatkowe do e-Doręczeń, tj. Q-Doręczeń do komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi:
Q-Doręczenia – jak aktywować usługę?
Jak odbierać wiadomości w Q-Doręczenia?
Q-Doręczenia – sprawdź jak łatwo nadać przesyłkę
Dowody dla Q-Doręczenia – jak je czytać