KSeF faktury - Poczta Polska

Mężczyzna siedzący przy biurku na którym jest monitor z wyświetloną fakturą

Faktury Poczty Polskiej S.A.
wyłącznie w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. faktury za sprzedaż usług i towarów Poczty Polskiej S.A. dla klientów posiadających numer NIP będą dostępne wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od tej daty wszystkie firmy, niezależnie od wysokości obrotów, będą zobowiązane do odbioru faktur za pośrednictwem systemu KSeF.

Faktury wystawione w KSeF nabywcy będą musieli pobierać samodzielnie bezpośrednio z systemu. Poczta Polska S.A. nie będzie wysyłać do nabywców informacji o wystawieniu ani o przekazaniu faktury do systemu KSeF.

Więcej informacji: ksef.podatki.gov.pl

Co się zmienia w fakturach Poczty Polskiej S.A.

Faktury z systemu KSef będą miały formę cyfrowego kodu (tzw. faktura ustrukturyzowana), a nie dokumentu papierowego czy pliku pdf.

Każda faktura będzie zawierała m.in.:

numer faktury nadany przez system Poczty Polskiej S.A.,

numer faktury nadany przez system KSeF.

Dodatkowo kod QR – jeśli jej wizualizacja (obraz) jest udostępniana poza system KSeF.

Nie zmieni się natomiast numer konta do wpłat, ani termin płatności faktur.

Co Poczta Polska S.A. zapewnia klientom

W początkowej fazie wdrożenia KSeF, Poczta Polska S.A. będzie wysyłać klientom wizualizację (obraz) faktury ustrukturyzowanej, z wyjątkiem sytuacji, gdy klient nie wyrazi zgody na jej otrzymywanie lub w przypadku niedostępności bądź awarii KSeF.

Wizualizacja faktury będzie dostarczana – tak jak dotychczas – na obowiązujące adresy e-mail lub w formie przesyłki pocztowej.

Faktury dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST)

Poczta Polska S.A. będzie odpowiednio oznaczać faktury wystawiane dla jednostek samorządu terytorialnego w elementach Podmiot2 oraz Podmiot3 (JST – odbiorca).

W elemencie Podmiot3, w danych jednostki podrzędnej JST, zostanie wskazany właściwy numer NIP lub IDWew., o ile dane te zostaną przekazane do Poczty Polskiej S.A.

Pytania i odpowiedzi dotyczące KSeF

Kto i od kiedy ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF

od 1 lutego 2026 r – dla dużych podatników. Za dużego podatnika uznaje się podmiot, u którego wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r – dla małych i średnich przedsiębiorstw,
od 1 stycznia 2027 r – dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tysięcy zł brutto.

Czy mam obowiązek odbierania faktur od Poczty Polskiej S.A. w systemie KSeF?

Tak, od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla dużych podatników VAT.

Poczta Polska S.A. jest dużym podatnikiem VAT, dlatego obowiązkowo będzie wystawiać faktury w systemie KSeF dla wszystkich klientów.

Od 1 lutego wszystkie firmy, niezależnie od wysokości obrotów, będą zobowiązane do odbioru faktur za pośrednictwem systemu KSeF.

Co należy zrobić, aby móc odebrać fakturę od Poczty Polskiej S.A.?

Oryginał faktury dostępny jest w systemie KSeF. Należy zalogować się do systemu KSeF za pomocą bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub programu księgowego/fakturującego zintegrowanego z KSeF. Na życzenie klienta Poczta Polska S.A. może wysłać jej wizualizację (obraz) na podany adres e-mail.

Dlaczego nie mogę otrzymywać papierowej faktury?

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury wystawiane przez Pocztę Polską S.A. będą dostępne jedynie w systemie KSeF w formie cyfrowego kodu (tzw. faktura ustrukturyzowana), a nie dokumentu papierowego czy pliku pdf. Fakturę będzie można pobrać samodzielnie z systemu KSeF.

Czy będzie konieczność podpisania aneksu do umowy po wejściu KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. Poczta Polska S.A. będzie wystawiać faktury w systemie KSeF bez konieczności podpisywania aneksu do umowy, ponieważ obowiązek korzystania z systemu KSeF wynika bezpośrednio z ustawy i ma pierwszeństwo przed zapisami umownymi.

Od kiedy biegnie termin płatności z e-faktury?

Jeżeli umowa określa termin płatności od daty wystawienia – jest to data wskazana przez Pocztę Polską S.A. na fakturze. Nie ma więc znaczenia kiedy odbiorca faktycznie zapozna się z fakturą, ani kiedy pobierze ją z systemu. Jeżeli umowa określa termin płatności od daty otrzymania – jest to data nadania numeru w KSeF.

Wyjątki:

awaria częściowa – data otrzymania wizualizacji faktury (o ile wcześniej nie został nadany już numer w KSeF),
awaria całkowita – data otrzymania w sposób uzgodniony tj. papierowo/PDF (poza systemem KSeF).

Istotne jest, aby regularnie sprawdzać KSeF, żeby nie przeoczyć terminu płatności.

Dlaczego nie widzę faktury w systemie KSeF – Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) – przedszkole, szkoła, gmina, żłobek, samorządy, itp.?

Brak widoczności faktury w systemie KSeF, na koncie podległej JST, może wynikać z braku odpowiednich oznaczeń na fakturze, w elemencie Podmiot2 i Podmiot3 (JST- odbiorca), wymaganych dla jednostek samorządu terytorialnego. W celu uzupełnienia tych danych prosimy skontaktować się z opiekunem umowy w Poczcie Polskiej S.A. Po ich dodaniu, kolejne faktury będą prawidłowo widoczne w systemie KSeF.

Gdzie odbiorę fakturę za kupione usługi i materiały (np. znaczki pocztowe) w placówce pocztowej?

Poczta Polska S.A. będzie wystawiać wszystkie faktury w systemie KSeF. Klient ma możliwość ich samodzielnego odbioru z systemu KSeF. Obraz faktury może zostać udostępniony przez Pocztę Polską, na życzenie klienta.