e-Doręczenia stanowią cyfrową odpowiedź na tradycyjny list polecony. Usługa umożliwia elektroniczną wymianę urzędowych dokumentów bez konieczności wychodzenia z domu i archiwizowania papierowej korespondencji. Kluczową rolę w tym procesie odgrywa Operator Wyznaczony, czyli Poczta Polska, która zapewnia kompleksowe świadczenie usług. W październiku 2021 roku Spółka uruchomiła produkcyjnie Publiczną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Publiczną Usługę Hybrydową (PUH). Od tego czasu niezmiennie realizuje usługi dla podmiotów z aktywnymi adresami do doręczeń elektronicznych (ADE), zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymaganiami.
Zaletą usługi e-Doręczeń jest dostęp do wszystkich urzędowych dokumentów w jednym bezpiecznym miejscu. Służy do tego Skrzynka Doręczeń (SD), która w zależności od potrzeb może być osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom. Każdy zainteresowany korzystaniem z e-Doręczeń ma do wyboru możliwość uwierzytelnienia się do usługi profilem zaufanym, e-dowodem lub mObywatelem.
Szybka wymiana elektronicznej korespondencji urzędowej możliwa jest dzięki Adresowi Doręczeń Elektronicznych (ADE) – aby posiadać ADE, należy złożyć wniosek o jego nadanie do ministra właściwego ds. informatyzacji. Można dokonać tego online przez stronę internetową gov.pl. Po utworzeniu ADE pozostaje tylko aktywacja oraz podanie adresu e-mail do notyfikacji i w pełni komfortowe użytkowanie wszystkich korzyści, które zapewnia usługa.
Jedną z nich jest gwarancja bezpieczeństwa. e-Doręczenia nie są zwykłymi wiadomościami e-mail. Usługa Poczty Polskiej świadczona jest z zachowaniem najwyższych standardów cyberbezpieczeństwa w oparciu o wymagania wynikające z przepisów europejskich – Rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Co istotne, Poczta Polska jako zaufana strona trzecia, nie ma dostępu do korespondencji przekazywanej w ramach e-Doręczeń, co jest podstawą świadczenia usług zaufania.
e-Doręczenia umożliwiają pełną elektronizację nadań po stronie podmiotów publicznych, dzięki Publicznej Usłudze Hybrydowej, która polega na nadaniu elektronicznym i doręczeniu w sposób tradycyjny.
PUH – na czym polega i dlaczego jest bezpieczna?
W przypadku świadczenia usług dla obywateli, którzy nie zdecydują się na założenie ADE albo też z różnych powodów nie mają dostępu do Internetu Spółka realizuje Publiczną Usługę Hybrydową (PUH). Usługa jest nadawana elektronicznie przez podmiot publiczny, podlega automatycznej weryfikacji zgodności załącznika z wymaganiami, w czasie rzeczywistym po pozytywnej weryfikacji wystawiane jest potwierdzenie nadania i przesyłka trafia do kolejnej jednostki Poczty Polskiej, tj. Ośrodka Wydruku i Konfekcjonowania, gdzie następuje automatyczny wydruk i kopertowanie oraz przekazanie przesyłki do transportu w celu doręczenia w formie tradycyjnej.
Zgodnie z Ustawą o doręczeniach elektronicznych, dokument wydrukowany w ramach PUH przez Operatora Wyznaczonego, ma moc zrównaną z mocą dokumentu, z których zostały wykonane.
Ważnym elementem tego procesu jest jego bezpieczeństwo oraz automatyzacja. Publiczna Usługa Hybrydowa realizowana jest w wyspecjalizowanych pocztowych Ośrodkach Wydruku i Konfekcjonowania w wydzielonej strefie z kontrolą dostępu. Należy podkreślić, że Ośrodki Wydruku i Konfekcjonowania spełniają wymogi bezpieczeństwa w zakresie usługi wydruku, konfekcjonowania, skanowania i przetwarzania dokumentów (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą ISO/IEC 27001), co zostało potwierdzone w ramach przeprowadzonego zewnętrznego audytu.
Każda elektroniczna korespondencja, która trafi do systemu drukującego, przechodzi automatyczny proces drukowania i kopertowania na specjalistycznych urządzeniach przemysłowych. To oznacza, że żaden z pracowników Poczty Polskiej nie ma bezpośredniego wglądu do treści urzędowej korespondencji.
Wysokiej jakości sprzęty drukujące marki Canon umożliwiają wydruk pełnokolorowy o szybkości ponad 100 stron A4 na minutę i monochromatyczny z prędkością 314 stron A4 na minutę przy druku dwustronnym. Maksymalne miesięczne obciążenie dla pojedynczego urządzenia wynosi prawie 2 mln str. A4. Linie kopertujące pracują z prędkością maksymalną do 12 000 zakopertowań na godzinę.
Dodatkowo Poczta Polska, zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe, jest zobowiązana do przestrzegania tajemnicy pocztowej (art. 41). Tajemnicą pocztową objęte są m.in. informacje przekazywane w przesyłkach oraz dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych.